Prozessmanagement

Der Nutzen im Mittelpunkt
Aktive Prozessgestaltung an der PSHG

Prozessmanagement an Hochschulen; brauchen wir das? Mit dieser Frage werden die meisten Mitarbeitenden konfrontiert, die für Prozessmanagement verantwortlich sind.  Eine theoretische Antwort ist selten befriedigend für die Fragenden. Zufriedenstellender sieht es mit der praktischen Umsetzung aus. Nach einem Workshop, in dem Arbeitsaufgaben besprochen, Schnittstellen geklärt und Abläufe meist neu geordnet werden, sind die Beteiligten vom Nutzen der aktiven Prozessgestaltung überzeugt.

Ein lebendiges System

Die erarbeitenden Prozesse werden in einer Datenbank visualisiert. Die PHSG nutzt dafür eine Software, mit welcher Prozesse einfach modelliert sowie miteinander verknüpft werden können. Über das Prozessportal im Extranet sind sie für alle Mitarbeitenden einsehbar. Dies bietet einen schnellen Überblick, wer an welchem Ablauf beteiligt ist und wer welche Aufgaben zu erfüllen hat. 

Das Prozessportal mit seinen Abläufen und Dokumenten ist ein lebendiges System. Prozesse werden neu erstellt oder überarbeitet. In einem Abstand von ein bis zwei Jahren erfolgt danach ein Review, um Optimierungspotenzial aufzuspüren und umzusetzen.  Auch in der Zwischenzeit kann es gute Ideen und Anregungen geben, was in einem Prozess noch optimaler gestaltet werden könnte. Die grösste Hürde ist es, die vereinbarten Veränderungen umzusetzen und zu etablieren. Um dies zu erreichen, sind alle Prozessbeteiligten gefordert.

Aktiv mitgestalten

Aktive Prozessgestaltung lässt sich nicht in kurzer Zeit und für alle Ressorts gleichzeitig umsetzen. Oft braucht es einen langen Atem bis alle Beteiligten an einem Tisch sitzen, Zuständigkeiten geklärt sind oder Veränderungen im Arbeitsalltag etabliert werden. Aber es lohnt sich. Und die Erfahrung zeigt: wenn Prozesse nicht um ihrer Selbstwillen aufgenommen werden, sondern die Beteiligten sich die „Auszeit“ in einem Workshop nehmen, ihre Arbeitsabläufe mit Abstand zu diskutieren und zu optimieren, entsteht der Nutzen, der im Mittelpunkt von Prozessgestaltung stehen sollte. „Die Ideen kommen, wenn man mal aus dem Arbeitsalltag draussen ist und die Abläufe auf den Prüfstand stellen kann“, betonte eine Mitarbeiterin der Weiterbildung in einem der Workshops.
Denn Prozessmanagement ist letztendlich „Mittel zum Zweck“ und kein Selbstzweck. 
Der deutsche Chemiker Quadbeck-Seeger* prägte einmal den Satz: „Bohren Sie nur, wenn Sie Öl suchen, und bohren Sie nur dort, wo Sie Öl vermuten, aber bohren Sie nie, bloss weil Sie einen Bohrer haben.“ (Quadbeck-Seeger, 2002).
 

Literatur

Quadbeck-Seeger, H.-B. (2002). Der Wechsel allein ist das Beständige: Zitate und Gedanken für innovative Führungskräfte, Wiley-VCH Verlag GmbH & C.

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